この規格 プレビューページの目次
※一部、英文及び仏文を自動翻訳した日本語訳を使用しています。
序文
ISO (国際標準化機構) は、各国の標準化団体 (ISO メンバー団体) の世界的な連合です。国際規格の作成作業は、通常、ISO 技術委員会を通じて行われます。技術委員会が設立された主題に関心のある各会員団体は、その委員会に代表される権利を有します。 ISOと連携して、政府および非政府の国際機関もこの作業に参加しています。 ISO は、電気技術の標準化に関するすべての問題について、国際電気標準会議 (IEC) と緊密に協力しています。
国際規格は、ISO/IEC 指令で指定された規則に従って起草されます。 2.
技術委員会の主な任務は、国際規格を準備することです。技術委員会によって採択されたドラフト国際規格は、投票のためにメンバー団体に配布されます。国際規格として発行するには、投票するメンバー団体の少なくとも 75% による承認が必要です。
例外的な状況で、技術委員会が、国際規格として通常公開されているものとは異なる種類のデータ (たとえば、「最新技術」) を収集した場合、参加メンバーの単純多数決により、次のことを決定することができます。テクニカルレポートを発行します。テクニカル レポートは、本質的に完全に有益であり、提供するデータがもはや有効または有用でないと見なされるまで、レビューする必要はありません。
このドキュメントの要素の一部が特許権の対象となる可能性があることに注意してください。 ISO は、そのような特許権の一部またはすべてを特定する責任を負わないものとします。
ISO/TR 18492 は、技術委員会 ISO/TC 171, 文書管理アプリケーション、小委員会 SC 3, 一般問題によって作成されました。
序章
本物の電子文書ベースの情報の長期保存を確保することは、アーカイブ サイエンス、文書管理、電子商取引、電子政府、技術開発など、多くの専門分野で十分に文書化され、特定されている問題です。追加の問題として、本物の電子文書ベースの情報への長期的なアクセスを保証する責任を負っている個人や組織は、この目標を達成するために設計されたさまざまな戦略を採用しています。
本物の電子文書ベースの情報への長期的なアクセスの問題に対処する必要があることは明らかですが、現在、これらの問題に関する調和のとれた国際的なガイダンスが不足しています。これは、保持されている電子文書ベースの情報のアクセシビリティおよび/または信頼性に関して、潜在的にミッションクリティカルな問題を引き起こす可能性がある、さまざまな、時には互換性のないアプローチにつながっています。
コンピュータのハードウェアとソフトウェアの一般的な技術的陳腐化の問題、およびデジタル ストレージ メディアの限られた寿命を認識して、このテクニカル レポートは、将来の参照のために保持されている本物の電子文書ベースの情報へのアクセスを提供し、維持するためのストレージ リポジトリへのガイダンスを提供します。
このテクニカル レポートの目的は、長期的なアクセシビリティと信頼性を確保するために、幅広い官民セクターの電子文書ベースの情報に適用できる戦略開発とベスト プラクティスの明確なフレームワークを提供することです。
1 スコープ
このテクニカル レポートは、情報の作成と維持に使用されるテクノロジ (ハードウェアとソフトウェア) の予想寿命を保持期間が超える場合に、本物の電子ドキュメント ベースの情報を長期間保存および検索するための実践的な方法論的ガイダンスを提供します。
これは、長期的なアクセスをサポートする上で、テクノロジーに中立な情報技術標準の役割を考慮に入れています。
また、このガイダンスは、信頼できる電子文書ベースの情報の長期保存と検索を確実に行うには、IT 専門家、文書管理者、記録管理者、およびアーキビストが関与する必要があることも認めています。
本物の電子文書ベースの情報の作成、取得、および分類のプロセスはカバーしていません。
このテクニカル レポートは、情報システムによって生成され、商取引や活動の証拠として保存されるすべての形式の情報に適用されます。
注電子文書ベースの情報は、日常のビジネス活動またはイベントの「ビジネス メモリ」を構成し、エンティティが後でこれらの活動やイベントを確認、分析、または文書化できるようにします。そのため、この電子文書ベースの情報は、事業体が現在および将来の経営決定をサポートし、顧客を満足させ、規制遵守を達成し、不利な訴訟から保護することを可能にする商取引の証拠です。この目標を達成するには、この電子文書ベースの情報を保持し、適切に保存する必要があります。
2 参考文献
本書の適用には、以下の参考文献が不可欠です。日付のある参考文献については、引用された版のみが適用されます。日付のない参照については、参照文書の最新版 (修正を含む) が適用されます。
- ISO 12651:1999, 電子画像処理 — 語彙
- ISO 15489-1, 情報と文書 — 記録管理 — 1: 一般
- ISO/TR 15489-2, 情報および文書 — 記録管理 — 2: ガイドライン
- ISO/TS 23081-1, 情報および文書 — 記録管理プロセス — 記録のメタデータ — 1: 原則
3 用語と定義
このドキュメントの目的のために、ISO 12651, ISO 15489-1, および ISO/TR 15489-2 に記載されている用語と定義、および以下が適用されます。
3.1
本物の電子文書ベースの情報
電子文書ベースの情報の正確性、信頼性、完全性が長期間にわたって維持される
3.2
ドキュメントベースの情報
1 つの単位として扱うことができる実質的な情報 (例: 画像、テキスト、スプレッドシート、データベース ビュー)
注記 1:文書ベースの情報には、テキスト、画像、表形式のデータ (スプレッドシートなど)、またはそれらの任意の組み合わせが含まれますが、必ずしもこれらに限定されません。
3.3
ドキュメントベースの情報コンテンツ
文書ベースの情報に含まれる実質的な内容
3.4
ドキュメントベースの情報コンテキスト
電子文書による情報の作成、管理、使用、保管、管理の状況に関する情報、および他の類似の資料との関係に関する情報
3.5
ドキュメントベースの情報構造
ドキュメントベースの情報の論理的および物理的属性
注記 1:論理属性は論理的順序 (識別可能なサブパーツを含む階層など) で構成されますが、物理属性は要素 (タイプ フォント、間隔など) で構成されます。
3.6
電子アーカイブ
情報が損失、改ざん、および劣化から保護される、独立した物理的または論理的空間への電子情報の保管
注記1:情報がこのように保護されていれば、将来的に信頼できる証拠として使用される可能性があります。
3.7
長期保存
電子文書ベースの情報がアクセス可能で真正な証拠として維持される期間
注記 1:この期間は、組織のニーズと要件に応じて、数年から数百年にわたる場合があります。一部の組織では、この期間は、規制順守、法的要件、およびビジネス ニーズによって決定されます。公的記録を保持するアーカイブ リポジトリなどの他の組織の場合、電子文書ベースの情報を保持するために必要な期間は、通常、数百年と考えられています。
3.8
メタデータ
コンテンツ (検索用のインデックス用語を含む)、電子文書ベースの情報のコンテキストと構造、および経時的なそれらの管理を記述するデータ
3.9
移行
電子文書ベースの情報を、あるソフトウェア/ハードウェア環境または記憶媒体から別の環境または記憶媒体に、構造をほとんどまたはまったく変更せずに、コンテンツとコンテキストを変更せずに転送するプロセス
3.10
ストレージリポジトリ
ストレージ リポジトリ: 真正な電子文書ベースの情報の保管と維持を担当する組織またはエンティティ
注記 1:この定義は、「ストレージリポジトリ」の技術的定義とは異なることが認識されています。
3.11
技術の陳腐化
主要な技術開発または改善の結果として、市場で確立された技術ソリューションが置き換えられること
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
In exceptional circumstances, when a technical committee has collected data of a different kind from that which is normally published as an International Standard (“state of the art”, for example), it may decide by a simple majority vote of its participating members to publish a Technical Report. A Technical Report is entirely informative in nature and does not have to be reviewed until the data it provides are considered to be no longer valid or useful.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO/TR 18492 was prepared by Technical Committee ISO/TC 171, Document management applications, Subcommittee SC 3, General issues.
Introduction
Ensuring the long-term preservation of authentic electronic document-based information is a well-documented and identified problem within many fields of expertise, including archival science, document management, e-commerce, e-governance and technology development. As an additional problem, individuals and organizations charged with the responsibility for ensuring long-term access to authentic electronic document-based information have employed a diversity of strategies designed to achieve this goal.
Although there is a clear need to address the problem of long-term access to authentic electronic document-based information, there is a current lack of harmonized international guidance on these issues. This has led to diverse and, sometimes, incompatible approaches that can give rise to potentially mission-critical problems, regarding the accessibility and/or authenticity of the electronic document-based information being retained.
Acknowledging the generic technological obsolescence problem of computer hardware and software as well as the limited life of digital storage media, this Technical Report provides guidance to storage repositories in providing access to and maintaining authentic electronic document-based information that has been retained for future reference.
The purpose of this Technical Report is to provide a clear framework for strategy development and best practices that can be applied to a broad range of public and private sector electronic document-based information to ensure its long-term accessibility and authenticity.
1 Scope
This Technical Report provides practical methodological guidance for the long-term preservation and retrieval of authentic electronic document-based information, when the retention period exceeds the expected life of the technology (hardware and software) used to create and maintain the information.
It takes into account the role of technology neutral information technology standards in supporting long-term access.
This guidance also acknowledges that ensuring the long-term preservation and retrieval of authentic electronic document-based information should involve IT specialists, document managers, records managers and archivists.
It does not cover processes for the creation, capture and classification of authentic electronic document-based information.
This Technical Report applies to all forms of information generated by information systems and saved as evidence of business transactions and activities.
NOTE Electronic document-based information constitutes the “business memory” of daily business actions or events and enables entities to later review, analyse or document these actions and events. As such, this electronic document-based information is evidence of business transactions that enable entities to support current and future management decisions, satisfy customers, achieve regulatory compliance and protect against adverse litigation. To achieve this goal, this electronic document-based information should be retained and appropriately preserved.
2 Normative references
The following referenced documents are indispensable for the application of this document. For dated references, only the edition cited applies. For undated references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies.
- ISO 12651:1999, Electronic imaging — Vocabulary
- ISO 15489-1, Information and documentation — Records management — 1: General
- ISO/TR 15489-2, Information and documentation — Records management — 2: Guidelines
- ISO/TS 23081-1, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — 1: Principles
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 12651, ISO 15489-1 and ISO/TR 15489-2 and the following apply.
3.1
authentic electronic document-based information
electronic document-based information the accuracy, reliability and integrity of which are maintained over time
3.2
document-based information
substantive information that can be treated as a unit (e.g. an image, text, spreadsheet, database views)
Note 1 to entry: Document-based information is inclusive of, but not necessarily limited to: text, images, tabular data (e.g. a spreadsheet), or any combination thereof.
3.3
document-based information content
substantive content contained in document-based information
3.4
document-based information context
information about the circumstances of electronic document-based information creation, control, use, storage and management, and information about its relationship to other similar material
3.5
document-based information structure
logical and physical attributes of document-based information
Note 1 to entry: Logical attributes consist of the logical order, e.g. a hierarchy with identifiable subparts, whereas physical attributes comprise elements, e.g. type font, spacing.
3.6
electronic archiving
storage of electronic information in an independent physical or logical space where the information is protected from loss, alteration and deterioration
Note 1 to entry: The information may be used as reliable evidence in the future if it has been protected in this manner.
3.7
long-term preservation
period of time that electronic document-based information is maintained as accessible and authentic evidence
Note 1 to entry: This period of time can range between a few years to hundreds of years, depending upon the needs and requirements of the organization. For some organizations, this period of time would be determined by regulatory compliance, legal requirements and business needs. For other oranizations, such as archival repositories holding public records, the period of time required to retain electronic document-based information is usually thought to be hundreds of years.
3.8
metadata
data describing the content (including indexing terms for retrieval), context and structure of electronic document-based information and their management over time
3.9
migration
process of transferring electronic document-based information from one software/hardware environment or storage medium to another environment or storage medium with little or no alteration of structure and no alteration in content and context
3.10
storage repository
storage repository organization or entity charged with the storage and maintenance of authentic electronic document-based information
Note 1 to entry: It is recognized that this definition is different from technical definitions of “storage repositories”.
3.11
technological obsolescence
displacement of an established technical solution in a marketplace as a result of major technological developments or improvements