ISO 16175-2:2011 (W) 情報と文書化 — 電子オフィス環境における記録の原則と機能要件 — Part 2: デジタル記録管理システムのガイドラインと機能要件

ISO16175-2:2011の規格概要

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Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

ISO 16175-2:2011 は、「電子記録管理システム」または「エンタープライズ コンテンツ管理システム」と呼ばれることが多い製品に適用されます。 ISO 16175-2:2011 では、主な機能が記録管理であるソフトウェア アプリケーションに対してデジタル記録管理システムという用語を使用しています。ビジネス システム内でまだ使用され保持されている記録に対する要件を設定しようとするものではありません。電子メール、ワープロ、スプレッドシート、および画像アプリケーション (テキスト文書、静止画または動画など) によって作成されたデジタル オブジェクトは、ビジネス価値があると識別され、規定された機能要件を満たすデジタル記録管理システム内で管理されます。 ISO 16175-2:2011。

デジタル記録管理システムによって管理される記録は、さまざまなメディア形式で保存でき、デジタル要素と非デジタル要素の両方を含むハイブリッド記録集合体で管理できます。

ISO 16175-2:2011 には、一般的なシステム管理要件や設計要件など、記録管理に固有ではない要件や記録管理に必要でない要件を含めようとはしていません。また、パフォーマンス、拡張性、使いやすさなど、すべてのソフトウェア アプリケーションに共通する要件も含まれません。 ISO 16175-2:2011 の対象読者を考慮すると、設計仕様の開発、調達、評価プロセスに関する一定レベルの知識も前提としているため、これらの問題は ISO 16175-2:2011 ではカバーされていません。それにもかかわらず、記録管理システムの非記録管理機能要件の重要性は、機能要件の構造と概要の高レベル モデルに含まれることによって認識されます。

ISO 16175-2:2011 では、デジタル記録の長期保存に関する仕様は規定されていません。この問題は、戦略レベルでのデジタル保存または「デジタルアーカイブ」のための専用フレームワーク内で個別に対処する必要があります。これらのデジタル保存に関する考慮事項は、システムの寿命を超え、システムに依存しません。特定の移行および変換計画において戦術レベルで評価する必要があります。ただし、必要な限り記録を維持する必要性の認識は ISO 16175-2:2011 で取り上げられており、機能要件を適用する際には潜在的な形式の陳腐化の問題を考慮する必要があります。

ISO 16175-2:2011 は、デジタル記録管理システムの一連の機能要件を明確にしています。これらの要件は、記録が作成および/または保存されたメディアに関係なく、記録に適用されます。要件は次のことを目的としています。

• デジタル記録管理システムで記録を識別および管理するためのプロセスと要件を定義する。
• デジタル記録管理システム ソフトウェアを構築、アップグレード、または購入する際に、設計仕様に含める記録管理機能を定義します。
• 市販のデジタル記録管理システムを選択する際の記録管理機能要件を通知する。そして
• 既存のデジタル記録管理システムの記録管理機能をレビューするか、コンプライアンスを評価します。

※一部、英文及び仏文を自動翻訳した日本語訳を使用しています。